Surat resmi merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang digunakan untuk keperluan formal, termasuk di lingkungan kampus. Maka dari itu, penting bagi mahasiswa untuk memahami susunan dan contoh surat resmi kampus yang tepat agar dapat mengkomunikasikan informasi dengan baik dan sesuai dengan tata cara yang berlaku.
Susunan surat resmi kampus umumnya terdiri dari bagian-bagian berikut:
1. Kop Surat
Kop surat merupakan bagian paling atas dari surat resmi yang berisi identitas kampus, seperti nama universitas, logo kampus, alamat, dan nomor telepon. Kop surat ini biasanya terletak di pojok kanan atas surat.
2. Nomor Surat dan Tanggal
Setelah kop surat, terdapat nomor surat dan tanggal pembuatan surat. Nomor surat biasanya diberikan untuk memudahkan dalam penelusuran surat di kemudian hari. Sedangkan tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut dibuat.
3. Kepada
Bagian ini berisi informasi tentang penerima surat, seperti nama instansi atau orang yang dituju. Pastikan untuk mencantumkan jabatan dan alamat lengkap penerima surat agar surat dapat sampai dengan tepat.
4. Perihal
Perihal adalah bagian yang menjelaskan tujuan atau isi dari surat yang dikirimkan. Sebaiknya perihal disusun dengan singkat dan jelas agar penerima surat dapat langsung memahami isi surat.
5. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian utama yang berisi informasi atau pesan yang ingin disampaikan. Pastikan untuk menyusun isi surat dengan bahasa yang formal dan jelas agar pesan dapat tersampaikan dengan baik.
6. Penutup
Penutup surat biasanya berisi ucapan terima kasih atau harapan, tergantung dari isi surat yang ditulis. Penutup surat juga dapat disertai dengan tanda tangan pengirim surat.
7. Lampiran
Jika terdapat lampiran dalam surat, sebaiknya cantumkan jumlah lampiran dan jenis lampiran yang disertakan untuk memudahkan penerima surat dalam menemukannya.
Contoh Surat Resmi Kampus:
[Contoh Surat]
Universitas ABC
Jl. Contoh No. 123
Telp: 0123456789
Fax: 0123456789
Email: [email protected]
Nomor: 001/UNI/2022
Tanggal: 1 Januari 2022
Kepada,
Yth. Rektor Universitas XYZ
Jl. Contoh No. 456
Telp: 0987654321
Perihal: Undangan Seminar Ilmiah
Dengan hormat,
Kami dari Universitas ABC mengundang Universitas XYZ untuk hadir dalam seminar ilmiah yang akan diselenggarakan pada tanggal 15 Februari 2022 di Aula Utama Universitas ABC.
Adapun tema seminar kali ini adalah “Inovasi Teknologi dalam Meningkatkan Kualitas Pendidikan”. Kami berharap kehadiran Universitas XYZ dapat memberikan kontribusi yang berharga dalam acara ini.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Isi Tanda Tangan]
Dalam menyusun surat resmi kampus, mahasiswa dapat memperhatikan contoh surat resmi kampus di atas dan mengikuti susunan yang tepat. Dengan demikian, mahasiswa dapat mengkomunikasikan informasi dengan baik dan sesuai dengan tata cara yang berlaku dalam lingkungan kampus.
References:
1. “Panduan Penulisan Surat Resmi”
2. “Contoh Surat Resmi yang Baik dan Benar”
